Antes de mais nada, aprender como usar PROCV no Excel pode transformar completamente a forma como você trabalha com planilhas. A função PROCV (ou VLOOKUP, em inglês) é uma das ferramentas mais poderosas e úteis para quem precisa buscar dados em grandes volumes de informações. Acima de tudo, dominar essa função vai economizar tempo e esforço. A princípio, pode parecer complicado, mas com a prática, você verá como é simples e eficiente.
O que é a função PROCV?
Primeiramente, PROCV significa “Procura Vertical”. Ou seja, essa função busca um valor específico dentro de uma tabela e retorna um valor correspondente de outra coluna. Nesse sentido, se você tem uma planilha com diversas colunas, o PROCV permite encontrar rapidamente a informação desejada em um conjunto de dados.
Por que usar o PROCV no Excel?
A princípio, você pode pensar: “Por que eu deveria aprender como usar PROCV no Excel?” Bem, essa função é especialmente útil para quem trabalha com grandes quantidades de dados e precisa buscar informações específicas. Além disso, ela é prática para cruzar dados entre planilhas diferentes. Do mesmo modo, você pode automatizar processos repetitivos e evitar erros humanos na busca manual de informações.
Estrutura básica do PROCV
Sobretudo, antes de usar o PROCV, é essencial entender sua estrutura básica:
PROCV(valor_procurado, tabela_array, número_da_coluna, [procura_exata])
- Valor_procurado: É o dado que você quer buscar.
- Tabela_array: O intervalo de células onde a busca será feita.
- Número_da_coluna: O número da coluna que contém o valor que será retornado.
- Procura_exata: Pode ser VERDADEIRO ou FALSO, dependendo se você quer um valor exato ou aproximado.
Como usar o PROCV na prática?
Agora que você já conhece a estrutura básica, vamos colocar em prática. Primeiramente, imagine que você tem uma tabela com nomes de produtos e seus respectivos preços. Se você quiser buscar o preço de um produto específico, usará o PROCV.
Exemplo prático
Em primeiro lugar, suponha que você tenha a seguinte tabela:
| Produto | Preço |
|---|---|
| Caneta | 2,50 |
| Caderno | 10,00 |
| Lápis | 1,00 |
Se você quiser saber o preço da “Caneta”, o PROCV será assim:
PROCV("Caneta", A2:B4, 2, FALSO)
Nesse caso, o PROCV vai procurar pela palavra “Caneta” na primeira coluna (A), e, em seguida, vai retornar o valor correspondente na segunda coluna (B).
Erros comuns ao usar PROCV
Apesar de sua simplicidade, é comum cometer erros ao usar o PROCV. Contudo, alguns desses erros são fáceis de evitar. Por exemplo:
- #N/D: Significa que o valor procurado não foi encontrado.
- #VALOR!: Indica que você digitou um argumento incorreto.
- #REF!: Ocorre quando a função tenta retornar um valor de uma coluna fora do intervalo.
Diferença entre PROCV e PROCX
Todavia, muitos usuários mais avançados se perguntam sobre a diferença entre o PROCV e a função PROCX. O PROCX é uma versão mais flexível e poderosa do PROCV, pois permite procurar dados tanto horizontal quanto verticalmente. Além disso, o PROCX pode substituir o PROCV em muitos casos, oferecendo maior precisão e funcionalidade.
Dicas para evitar erros no PROCV
Bem como qualquer outra função, o PROCV tem seus desafios. Para garantir que você esteja utilizando a função corretamente, aqui estão algumas dicas:
- Mantenha os dados organizados: Sempre organize seus dados de forma lógica e evite duplicações.
- Verifique o formato dos dados: Certifique-se de que o valor que você está procurando está no mesmo formato que o valor na tabela.
- Use o valor exato quando necessário: Quando você precisa de uma correspondência exata, sempre defina o último parâmetro como FALSO.
Como fazer buscas aproximadas com o PROCV
Você sabia que o PROCV também pode ser usado para buscar valores aproximados? Embora, geralmente, você queira resultados exatos, há situações em que buscar valores aproximados pode ser útil, como ao procurar intervalos de preços ou categorias.
Por exemplo, imagine que você tenha a seguinte tabela:
| Nota | Conceito |
|---|---|
| 90 | A |
| 80 | B |
| 70 | C |
| 60 | D |
Se você quiser saber qual conceito corresponde à nota 85, pode usar o PROCV com uma busca aproximada:
PROCV(85, A2:B5, 2, VERDADEIRO)
Nesse caso, o Excel vai retornar “B”, pois 85 está entre 80 e 90.
Quando usar o valor exato no PROCV?
Afinal, quando devemos usar o valor exato? Em suma, sempre que você estiver buscando informações específicas, como nomes ou códigos de produtos, deve optar pelo valor exato, definindo o último parâmetro como FALSO.
PROCV em planilhas diferentes
Outro uso interessante do PROCV é a capacidade de buscar dados em planilhas diferentes. Ou seja, você não precisa limitar suas buscas a uma única aba do Excel. Para fazer isso, basta referenciar a outra planilha no segundo argumento. Por exemplo:
PROCV(A2, 'Planilha2'!A:B, 2, FALSO)
Dessa forma, o Excel vai buscar o valor na coluna A da “Planilha2” e retornar o resultado da coluna B.
Limitações do PROCV
Por mais útil que seja, o PROCV tem algumas limitações. Primeiramente, ele só consegue buscar dados da esquerda para a direita. Ou seja, a coluna onde você faz a busca deve estar à esquerda da coluna de onde você quer retornar o valor. Se precisar fazer o contrário, você terá que usar outras funções, como o ÍNDICE e o CORRESP.
Alternativas ao PROCV
A função ÍNDICE e CORRESP são alternativas poderosas ao PROCV. Em outras palavras, essas funções podem fazer buscas mais flexíveis, especialmente quando os dados não estão organizados da forma que o PROCV exige.
PROCV em grandes volumes de dados
Ao trabalhar com grandes volumes de dados, o PROCV pode se tornar lento. Por exemplo, se você estiver lidando com milhares de linhas, pode ser necessário otimizar a planilha. Uma solução é limitar o intervalo da busca ou usar tabelas dinâmicas para acelerar o processo.
Quando usar PROCV e quando não usar?
Enfim, você deve usar o PROCV sempre que precisar buscar dados organizados de forma vertical. Contudo, se os dados estiverem organizados horizontalmente, considere usar o PROCH. Por fim, lembre-se de que o PROCV é ideal para buscas rápidas e diretas, mas, em alguns casos, outras funções podem ser mais eficientes.
Conclusão
Portanto, como usar PROCV no Excel é essencial para quem trabalha com grandes volumes de dados. Além de ser uma função poderosa, ela pode economizar tempo e evitar erros manuais. Assim, com prática e atenção aos detalhes, você dominará essa ferramenta e verá como ela pode facilitar seu dia a dia no trabalho com planilhas. Logo, não perca a oportunidade de explorar todas as possibilidades que o Excel oferece.
Perguntas Frequentes
O erro #N/D aparece quando o valor procurado não está presente na tabela. Verifique se o valor que você está procurando está correto e se ele existe na coluna onde a busca está sendo feita.
Sim, você pode usar o PROCV para buscar valores em outra planilha. Basta incluir o nome da planilha no segundo argumento, seguido de um ponto de exclamação e o intervalo da tabela.
Sim, o PROCV pode funcionar com valores aproximados se você definir o último argumento como VERDADEIRO. Isso é útil em casos onde você está lidando com intervalos de dados.
